ERP-järjestelmä – Mitä se on ja mikä on paras

Kun yrityksen myynti, varasto, talous ja asiakastiedot elävät eri järjestelmissä, kokonaiskuva hämärtyy helposti. Moni suomalainen pk-yrittäjä on huomannut, että Excel-taulukoiden ja erillisten ohjelmien ylläpito vie aikaa ilman läpinäkyvyyttä.

ERP-järjestelmän tarkoitus: Integroida yrityksen eri toiminnot · Keskeiset moduulit: Taloushallinto, varastonhallinta, myynti, osto · Tyypillinen käyttäjäkunta: Keskisuuret ja suuret yritykset · Tunnettuja toimittajia: SAP, Visma, Monitor ERP

ERP-järjestelmiä vertailtaessa kannattaa huomioida, että ne integroituvat myös muihin yrityksen työkaluihin, kuten eTasku – Kuitit, matkalaskut ja dokumentit haltuun helposti.

Mitä tarkoittaa lyhenne ERP?

Mikä on ERP-systeemi?

• ERP tulee sanoista Enterprise Resource Planning – suomeksi toiminnanohjausjärjestelmä (ITE Wiki (suomalainen IT-tietopankki)).
• Järjestelmä kokoaa yrityksen keskeisiä toimintoja – myynnin, varastonhallinnan, asiakkuudet ja talouden – yhdeksi kokonaisuudeksi (ITE Wiki (suomalainen IT-tietopankki)).
• Kun tieto ei asu useissa erillisissä työkaluissa, liiketoiminnan tilanne näkyy yhdestä paikasta ja pysyy ajan tasalla ilman käsin tehtäviä päivityksiä (ITE Wiki (suomalainen IT-tietopankki)).

Käytännössä ERP-järjestelmä siis poistaa tilanteen, jossa myynti kirjaa tilaukset omaan järjestelmäänsä, varasto päivittää saldoja toisaalla ja talous yhdistelee tietoja Excelissä. Kaikki tapahtuu samassa ympäristössä reaaliajassa.

Mitä ovat toiminnanohjausjärjestelmät?

• Toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP-järjestelmä on yrityksen tietojärjestelmä, joka integroi eri toimintoja (Wikipedia (tietosanakirja)).
• Tyypillisiä moduuleja ovat taloushallinto, henkilöstöhallinto, osto- ja myyntilaskutus, varastonhallinta ja tuotannonohjaus.
• Ensimmäiset ERP-järjestelmät kehitettiin 1990-luvulla, kun yritykset tarvitsivat yhtenäisen tavan hallita liiketoimintaprosessejaan (SAP (maailman johtava ERP-toimittaja)).

Mikä on paras suomalainen ERP-järjestelmä?

Visma ERP-järjestelmän ominaisuudet

• Visma tarjoaa Suomessa useita ERP-ratkaisuja: Nova ja .net palvelevat pk-segmenttiä, kun taas L7 on suunnattu suurempiin yrityksiin (SprintIT (ERP-asiantuntijayritys)).
• Visman järjestelmät tunnetaan erityisesti suomalaisista integraatioista, kuten palkanlaskenta- ja verkkolaskuominaisuuksista.
• Visma Nova on yksi Suomen käytetyimmistä ERP-järjestelmistä keskisuurissa yrityksissä.

Monitor ERP:n kohderyhmä

• Monitor ERP on erityisesti valmistavan teollisuuden ja tukkukaupan tarpeisiin kehitetty järjestelmä (SprintIT (ERP-asiantuntijayritys)).
• Sen vahvuuksia ovat materiaalinhallinta, tuotannonohjaus ja varastonhallinta.
• Monitor ERP toimii useilla Euroopan markkinoilla, mutta sen juuret ovat pohjoismaisissa pk-yrityksissä.

Suomessa pk-yrityksille tarjolla olevia ERP-vaihtoehtoja ovat muun muassa Odoo, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Monitor ERP, Digia Envision, Lemonsoft ja Visman ERP-ratkaisut (SprintIT (ERP-asiantuntijayritys)). Yksikään niistä ei ole automaattisesti “paras” – oikea valinta riippuu yrityksen koosta, toimialasta ja siitä, mitkä prosessit kaipaavat eniten tehostusta.

Onko SAP ERP-järjestelmä?

Mikä on SAP-järjestelmä?

• SAP on maailmanlaajuisesti tunnetuin ERP-toimittaja ja sen lippulaivatuote SAP S/4HANA on toiminnanohjausjärjestelmä (SAP (maailman johtava ERP-toimittaja)).
• SAP ERP (aiemmin SAP R/3) on ollut yksi maailman käytetyimmistä toiminnanohjausjärjestelmistä 1990-luvulta lähtien (Wikipedia (tietosanakirja)).
• SAP-järjestelmät kattavat tyypillisesti taloushallinnon, hankinnat, valmistuksen, henkilöstöhallinnon ja myynnin.

SAP:n rooli ERP-markkinoilla

• SAP on erityisen vahva suurissa yrityksissä ja kansainvälisissä konserneissa – Suomessa SAP:ia käyttävät monet teollisuuden ja kaupan suuryritykset.
• SAP:n järjestelmät ovat tyypillisesti kalliimpia ja monimutkaisempia käyttöönottaa kuin pk-yrityksille suunnatut ratkaisut (Redocap (ERP-konsultointi)).
• Pilvipohjainen SAP S/4HANA Cloud on kuitenkin madaltanut kynnystä myös keskisuurille yrityksille.

SAP on epäilemättä ERP-järjestelmä, mutta suomalaisen pk-yrityksen kannalta se ei aina ole järkevin valinta: käyttöönoton kustannukset ja vaadittu osaaminen ovat merkittävästi korkeammat kuin kotimaisilla vaihtoehdoilla.

Seuraava vertailu havainnollistaa suurimpien toimittajien eroja:

Kolme järjestelmää, kolme eri hintaluokkaa ja kohderyhmää. Suomalaiselle pk-yritykselle Lemonsoft tai Visma Nova tarjoavat useimmiten parhaan hinta-laatusuhteen – SAP on varteenotettava vaihtoehto vasta sitten, kun liiketoiminta on kansainvälistä ja vaatii maailmanlaajuista prosessien hallintaa.

Mikä on ERP ja CRM?

Mitä eroa on ERP:llä ja CRM:llä?

• ERP keskittyy yrityksen sisäisiin prosesseihin – talouteen, varastoon, ostoon, myyntiin ja tuotantoon (SAP (maailman johtava ERP-toimittaja)).
• CRM puolestaan keskittyy asiakassuhteisiin: myyntiputkeen, asiakastietoihin, markkinointiin ja asiakaspalveluun (Wikipedia (tietosanakirja)).
• CRM tulee sanoista Customer Relationship Management – suomeksi asiakkuudenhallintajärjestelmä.

Voiko ERP korvata CRM:n?

• Monet ERP-järjestelmät sisältävät CRM-moduuleja, jotka hallinnoivat asiakasrekisteriä ja myyntiprosesseja.
• ERP:n CRM-moduuli ei kuitenkaan yleensä ole yhtä kattava kuin erillinen CRM-järjestelmä kuten Salesforce tai HubSpot.
• Käytännön neuvo: jos myyntiprosessi on monimutkainen ja vaatii markkinoinnin automaatiota, kannattaa hankkia erillinen CRM. Jos asiakkuuksien hallinta on yksinkertaista, ERP:n oma moduuli riittää mainiosti (SprintIT (ERP-asiantuntijayritys)).

Onko SAP CRM?

Mikä on SAP CRM -ratkaisu?

• SAP tarjoaa oman CRM-ratkaisunsa nimeltä SAP Customer Experience, joka on osa SAP:n laajempaa liiketoiminta-alustaa (SAP (maailman johtava ERP-toimittaja)).
• SAP CRM on erillinen tuoteperhe, joka integroituu SAP S/4HANA ERP -järjestelmään.
• SAP CRM ei siis ole sama asia kuin SAP ERP – ne ovat erillisiä järjestelmiä, jotka on suunniteltu tukemaan toisiaan.

SAP:n asiakkuudenhallintamoduuli

• SAP:n asiakkuudenhallintamoduuli sisältää myynnin automaation, markkinointikampanjoiden hallinnan ja asiakaspalvelun työkalut.
• SAP CRM on erityisen vahva B2B-myynnissä, jossa asiakassuhteet ovat monimutkaisia ja pitkäkestoisia.
• Suomessa SAP CRM:ää käyttävät lähinnä suuret yritykset, joilla on jo SAP ERP käytössä.

SAP on ensisijaisesti ERP-toimittaja, mutta se tarjoaa CRM-ratkaisuja osana ekosysteemiään. Pk-yritykselle erillinen SAP CRM on harvoin perusteltu – kevyemmät CRM-ratkaisut palvelevat paremmin.

Mikä on CRM-järjestelmä?

Mitä tarkoittaa lyhenne CRM ja mistä sanoista se tulee?

• CRM on lyhenne sanoista Customer Relationship Management (Wikipedia (tietosanakirja)).
• Suomeksi puhutaan asiakkuudenhallintajärjestelmästä tai asiakassuhteiden hallintajärjestelmästä.
• CRM-järjestelmä hallinnoi asiakastietoja, myyntiprosesseja, markkinointia ja asiakaspalvelua.

Mitä CRM-järjestelmä tekee käytännössä?

• Kerää kaikki asiakastiedot yhteen paikkaan: yhteystiedot, tarjoushistorian, ostohistorian ja viestinnän.
• Automatisoi myyntiprosessia – muistuttaa tarjouksista, seuraa myyntiputkea ja raportoi tuloksista.
• Mahdollistaa kohdennetun markkinoinnin asiakassegmenttien perusteella (Wikipedia (tietosanakirja)).

CRM ja ERP täydentävät toisiaan: ERP kertoo, mitä yrityksessä tapahtuu, ja CRM kertoo, kenen kanssa.

ERP auttaa organisaatioita virtaviivaistamaan ydinliiketoimintaprosessejaan ja hallitsemaan liiketoimintaansa reaaliajassa.

– SAP (maailman johtava ERP-toimittaja)

Toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP-järjestelmä on yrityksen tietojärjestelmä, joka integroi eri toimintoja, kuten tuotantoa, jakelua, varastonhallintaa, laskutusta ja kirjanpitoa.

– Wikipedia (tietosanakirja)

ERP-valintaprosessissa kannattaa aloittaa nykytila-analyysistä ja kartoittaa prosessit, pullonkaulat ja kehityskohteet.

– Redocap (ERP-konsultointi)

Suomalaisen pk-yrityksen kannattaa ottaa aikaa ERP-valintaan. Kiireessä tehty hankinta johtaa usein järjestelmään, joka ei vastaa todellisia tarpeita. Kotimaiset toimittajat kuten Visma ja Lemonsoft tarjoavat usein joustavampia ratkaisuja kuin suuret kansainväliset toimijat, mutta jokainen tapaus on yksilöllinen. Suomalaiselle pk-yritykselle valinta on selvä: tee nykytila-analyysi, vertaile vähintään kolmea toimittajaa ja varmista, että järjestelmä skaalautuu liiketoiminnan kasvaessa – muuten riskinä on kallis ja turhauttava järjestelmävaihto jo muutaman vuoden päästä. ERP-järjestelmän valintaan liittyy myös kysymys siitä, miten se tukee liiketoiminnan skaalautumista – tästä lisää artikkelissa Monopolista markkinaksi.

Usein kysytyt kysymykset